Vigilance : communication de crises
La « crise » se définit comme une situation imprévue et exceptionnelle, caractérisée par une mise en cause latente ou avérée des responsabilités de la collectivité.
Les collectivités locales, par leurs responsabilités grandissantes voient leur exposition se développer, et ainsi se multiplier les sources potentielles de crise (incident industriel, environnemental, climatique, social, politique…). Il est donc nécessaire d’intégrer à la stratégie de communication globale une communication adaptée à ce contexte. La communication de crise est destinée à réduire, voire à faire disparaître la charge portée à l’administration communale, au maire ou à un élu. Si elle est bien gérée elle peut constituer, l’occasion de faire valoir les qualités de responsabilité et de maîtrise de la collectivité.
Afin d’anticiper ces situations et de les aborder avec la plus grande sérénité, Proxité propose la mise en place d’un dispositif réactif et adapté, appelé VIGILANCE (auditer, préparer, veiller, alerter, gérer, analyser).
Anticiper et ne pas agir dans l’urgence, c’est aborder une
crise avec la garantie de gagner un temps extraordinairement précieux,
de bénéficier d’un plan d’action de communication
soigneusement validé et de limiter les dépenses inhérentes
aux dispositifs.
Gagner un temps précieux : La préparation des services et l’anticipation des dispositifs permettent une mise en action plus rapide. De plus en souscrivant à cette solution vous réduisez les délais minimum liés à la mise en place de certaines prestations (veille média, relations presse, télé-opération…).
Un plan d’action soigné : L’anticipation permet d’aborder avec sérénité la stratégie de communication à employer. L’inopportunité de la situation impose un stress évident à chaque membre de l’équipe municipale qui, préparée, abordera la situation avec plus de maîtrise.
Une économie financière : En souscrivant à cette solution vous bénéficiez de la mutualisation de frais fixes de prestations telles que la veille média, les relations presse, la télé-opération…
Cette solution profite d’un réseau de partenaires d’expérience dont Proxité reste l’unique interlocuteur.
VIGILANCE est née
à l’initiative de Proxité en partenariat avec l’agence
TEYMOUR (Relations Presse), la société H2A (télé-opération)
et EMENCIA (solutions Internet). La complémentarité de chacune
de ces entités permet d’apporter la rigueur et le savoir-faire
nécessaires à l’appréhension de ce domaine délicat
que représente la communication de crise....
La solution VIGILANCE développée par Proxité comprend six phases :
Phase 1 :"Audit de vulnérabilité"Cet audit, entièrement mené par Proxité, permettra d’identifier les risques et leur potentialité. Il déterminera les domaines de vulnérabilité nécessaires à l’identification des besoins.
Phase 2 : Préparation
Cette étape consiste à préparer la structure à la survenance du risque. Elle comprend notamment la constitution de la ou des cellules de crise, la définition des procédures de veille, d’alertes et de gestion, la constitution d’ébauches de réponse, la définition des outils communicationnels, la constitution de fichiers presse ciblés, l’orchestration de simulations…
Phase 3 :"Veille"
Garder contact avec l’actualité afin d’ajuster régulièrement les niveaux de vulnérabilité et ainsi ne pas se faire surprendre. Le niveau de vigilance orientera la stratégie de moyens employée : format de la revue de presse (presse écrite, presse audiovisuelle, Internet), fréquence (quotidienne, hebdomadaire…).
Phase 4 :"Alerte"
L’alerte respectera une procédure sécurisée. Le dispositif d’alerte, anticiper en phase 2, permettra d’engager la mise en place des outils destinés à la gestion.
Phase 5 :"Gestion de la crise"
Cette phase, déclenchée par une alerte, comprend la mise en œuvre des procédures qui peuvent intégrer relations presse (diffusion de communiqués, conférences…), télé-opération (mise en place d’un numéro d’appel), site Internet, analyse média, diffusion de circulaire d’information…Ces procédures sont ajustées au type de crise. L’ajustement concerne les cibles et les moyens de la communication, l’objectif principal étant de maîtriser le niveau de responsabilité et ainsi l’image de la collectivité.
Réactivité : l’anticipation de ces dispositifs favorise un déclenchement rapide de l’ensemble du dispositif (moins de 24 heures).
Phase 6 : Analyse de criseElle permet, a posteriori, d’analyser l’impact de la crise et d’en tirer les conclusions. Cette phase permet d’évaluer l’efficacité de la stratégie utilisée.
2005 ©Proxité
Proxité, agence de conseil en communication évenementielle : travaillant avec les décideurs publics, directeurs de communications diffusant un message d'intérêt général et hommes politiques, bureau intégré de création graphique et multimédia (création de logotype). Nous vous fournissons un conseil en communication relationnelle, stratégie de communication évenementielle et institutionnelle, conseil en relation publique (agence de communication publique, sociale et citoyenne)